NAV-ellenőrzésre készülve: 348 kereshető dokumentum két nap alatt, a saját rendszerből
Megérkezik a levél: az adóhatóság egy időszak bizonylatait kéri. A kérdés ilyenkor nem az, hogy megvannak-e a számlák — megvannak. A kérdés az, hogy hány nap, amíg a vállalatirányítási rendszerből, a szkennelt mappákból, a levelezésből és a könyvelő anyagából összeáll egy átadható, kereshető csomag. És hogy közben mi derül ki arról, mi az, ami hiányzik.
Egy hatósági adatkérésre készült csomagnál erre két munkanap ment el, és a végén három dolog állt a külső könyvelő rendelkezésére: 348 kereshető dokumentum, 236 nyomtatható számlakép és egy tételes lista arról, minek kellene meglennie, de nincs meg. Ez a cikk azt írja le, hogyan áll össze egy ilyen csomag: mi készül géppel, mit kell embernek megnéznie, és hol dől el, hogy a csomag használható lesz-e. Nem adótanácsadás: arról szól, hogyan lesz egy meglévő rendszerből átadható dokumentum-csomag, nem arról, mit kell bevallani.
Miért fáj a bizonylat-összeszedés, ha egyébként minden megvan?
Az ellenőrzésre adott válasz nem attól lesz jó, hogy a cég rendesen dolgozik. Attól lesz jó, hogy a bizonylatok átadható állapotban vannak. A kettő nem ugyanaz, és a különbség általában akkor derül ki, amikor már fut a határidő.
Négy dolog szokott fájni. Az első a szétszórtság: a bizonylatok egy része a vállalatirányítási rendszerben él, egy része szkennelve egy mappában, egy része a levelezésben, egy része papíron a könyvelőnél. A második a forma: a rendszerből kimásolt lista nem bizonylat, a bizonylat a hivatalos számlakép — és ha az valamiért nincs meg fájlként, elő kell állítani, méghozzá pontosan ugyanabban a kiosztásban. A harmadik a kereshetőség: egy háromszáz fájlos mappa, amiben a fájlnevek sorszámok, nem csomag: házi feladat annak, aki megkapja.
A negyedik a legkellemetlenebb: nem tudjuk, mi hiányzik. A meglévő bizonylatokat össze lehet szedni. Azt megmondani, minek kellene lennie és mégsincs meg, sokkal nehezebb — és pont ez az a kérdés, ami számít, mert a hiányt vagy mi találjuk meg időben, vagy az ellenőr.
Az alábbi példa egy ilyen helyzetből származik: egy hatósági adatkéréshez kellett összeállítani egy időszak bizonylatait a külső könyvelő számára. A csomag egy ügyfél meglévő rendszeréből, a mi módszerünkkel, két munkanap alatt készült el. A következő szakaszok ezt a két napot bontják szét lépésekre.
Mi lett a csomag: 348 dokumentum, 236 számlakép és egy hiánylista
A munkának három kimenete lett, és ez tudatos volt: nem egy nagy mappát adtunk át, hanem három elkülönülő dolgot, mert háromféle kérdésre válaszolnak.
| Kimenet | Terjedelem | Mi ez? | Mire jó? |
|---|---|---|---|
| Kereshető dokumentum-állomány | 348 dokumentum | Az időszak bizonylatai indexelve, tartalomra kereshetően | A csomagon belüli kérdés percek alatt megválaszolható |
| Nyomtatható számlakép | 236 PDF | A rendszerből előállított, a hivatalos formával azonos kiosztású számlaképek | Átadás, nyomtatás, csatolás |
| Hiánylista | tételes lista | Soronként, aminek meg kellene lennie, de nincs meg | A könyvelő ebből tud pótolni, mielőtt kérdeznek |
Ráfordítás: két munkanap — lehatárolás, legyűjtés, előállítás, indexelés, ellenőrzés, átadás.
A három közül a legtöbbet a harmadik éri, és ez a leggyakrabban kimaradó elem. A kereshető állomány és a számlaképek arról szólnak, amink van. A hiánylista arról, amink nincs. Ellenőrzésnél ez a kérdés.
Öt lépés a rendszertől az átadásig
A csomag öt kicsi, egymásra épülő lépésből áll össze. Mindegyiknek van egy őrszeme: egy ellenőrzés, ami nélkül nem megyünk tovább. Enélkül a gyorsaság csak azt jelenti, hogy a hibát is gyorsabban gyártjuk.
| # | Lépés | Mi történik? | Gép vagy ember? | Az őrszem |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Lehatárolás | Melyik cég, melyik időszak, milyen bizonylat-típus, kinek megy | Ember dönt, írásban | A hatókör egy mondatban rögzítve — ez lesz a csomag címlapja |
| 2 | Legyűjtés | A vállalatirányítási rendszerből csak olvasásra készül tételes bizonylat-lista | Gép | A darabszám egyezik a rendszer saját listájával |
| 3 | Előállítás | Ami képként hiányzik, azt az adatbázisból újra előállítjuk a hivatalos formában | Gép | Mintavételes, tételes összevetés az eredetivel |
| 4 | Indexelés | Szöveg kinyerése (szkennelt lapnál felismertetéssel), kereshető index építése | Gép | Előre megírt próbakeresések: ha egy ismert tételt nem talál meg, nem kész |
| 5 | Hiánylista és átadás | Az elvárt és a meglévő állomány összevetése, eltérés-lista, naplózott átadás | Gép és ember | Minden eltérést ember néz meg, mielőtt kimegy |
A második lépésnél egy elv fontosabb minden technikánál: a vállalatirányítási rendszerhez csak olvasásra kapcsolódunk. Egy ellenőrzés előtt a legrosszabb, ami történhet, hogy egy segítő szándékú script hozzányúl az éles adathoz. Amit kiadunk, az másolat; az eredeti ott marad, ahol van, változatlanul.
A harmadik lépés a legkényesebb. Egy gépi számlakép akkor használható, ha ugyanaz, amit a rendszer hivatalosan előállít — nem „hasonló”, hanem azonos kiosztású. Ezt nem hitből tudjuk: egy korábbi körben 54 számlán vetettük össze tételesen az újra-előállított képet az eredeti formával, és 0 eltérést találtunk. Ez a mintavétel a módszer engedélye; enélkül nem adunk ki gépi számlaképet.
A negyedik lépésnél a kereshetőség nem a fájlnévről szól. Azt kell tudni megkérdezni a csomagtól, hogy melyik bizonylaton szerepel egy adott partner vagy egy adott szám — nem azt, hogy a 0147-es fájl mi volt. Ezért készül index a tartalomból, és ezért futnak rá előre megírt próbakeresések, mielőtt a csomag elhagyja a gépet. A szkennelt anyagok gépi felismeréséről külön cikkünk szól: magyar számlák OCR-felismerése.
A hiánylista: a csomag legértékesebb része
A hiánylista úgy készül, hogy két állományt teszünk egymás mellé: azt, aminek a rendszer szerint lennie kellene, és azt, ami ténylegesen megvan képként vagy iktatva. Ami az elsőben szerepel és a másodikban nem, az kerül a listára. A lista táblázatos adatfájlban megy a külső könyvelőnek, nem PDF-ben — mert ezzel dolgozni kell, nem olvasni.
Itt a gép nem old meg mindent, és ezt jobb előre tudni. Egy későbbi, 501 számlás egyeztetésnél az automatikus egyezés 79 százalék volt: minden ötödik tételt embernek kellett megnéznie, mert a két oldalon máshogy szerepelt a partner neve, a sorszám formátuma vagy a dátum. Aki azt ígéri, hogy ez teljesen gépesíthető, még nem csinálta végig. Amit a gép ad, az egy rövid, rangsorolt lista — de azt a listát lényegesen rövidebb idő alatt át lehet nézni.
Egy ilyen archívum ráadásul csak addig ér valamit, amíg folyamatosan táplálják: a hiánylista annyira friss, amennyire a mögötte lévő állomány. Ezért tartozik minden ilyen rendszerhez felügyelet és rendszeres ellenőrzés, nem csak a megépítése — erről szól külön, hogy mit fedez az üzemeltetési havidíj. A bejövő számlák teljes feldolgozási láncáról a bejövő számlák automatikus feldolgozása cikkben írtunk.
Öt buktató, amit érdemes előre ismerni
1. A „megvan” nem azonos az „átadható”-val. A leggyakoribb önbecsapás, hogy a cég a bizonylatok meglétét összekeveri a csomag elkészültségével. Az a csomag kész, amit a másik fél nyitás után használni tud: keresni benne, nyomtatni belőle, hivatkozni rá. Ezt előre ki kell próbálni, nem az átadás után.
2. A gépi számlakép engedélye a mintavétel. Ha az adatbázisból újra-előállított kép nem azonos a hivatalos formával, akkor az időmegtakarításból hibagyártás lesz. Ezért tartozik minden ilyen előállításhoz tételes, emberi összevetés egy mintán, dokumentálva, hogy hány darabon és milyen eredménnyel.
3. Csak olvasás — a csomag készítése közben kivétel nélkül. Az éles adatbázishoz a csomag készítése közben nem nyúlunk hozzá. Ha valami hiányzik vagy rossz benne, azt a hiánylistára írjuk, és a cég javítja a saját rendszerében, a saját eljárása szerint. Egy „gyorsan kijavítom” típusú írás ellenőrzés előtt a legdrágább kényelem.
4. A csomag romlandó. Két héttel később már nem teljes, mert közben újabb bizonylatok keletkeztek. Ezért minden csomag dátumbélyeget kap, és ezért a legfontosabb tulajdonsága nem az, hogy elkészült, hanem hogy újra lefuttatható: ugyanaz a lehatárolás holnap is lefut, és a friss állapotot adja. Ha egy csomag kézi munka volt, a következő kérés megint egy projekt lesz.
5. A csomag tele van személyes adattal. Partnerek nevei, címei, néha bankszámlaszámok. Nem megy körbe levélmellékletként, nem kerül meg nem osztott felhős mappába „csak most az egyszer”. Hozzáférés-korlátozott átadás, naplózva, hogy ki, mit és mikor kapott — a külső könyvelő adatfeldolgozói viszonya pedig papíron is legyen rendben.
Hat kérdés, amit ellenőrzés nélkül is érdemes feltenni
A legolcsóbb pillanat egy ilyen csomag előkészítésére az, amikor nincs miatta határidő. Az alábbi hat kérdés fél óra alatt megválaszolható, és pontosan megmutatja, hol tart ma a cég.
| Kérdés | Ha a válasz „nem” vagy „nem tudom” | Az első lépés |
|---|---|---|
| Meg tudja mondani tíz percen belül, hány bejövő számlája volt egy adott hónapban? | A bizonylat-állomány nincs egy helyen | Tételes legyűjtés a rendszerből, csak olvasásra |
| Elő tudja állítani bármelyik kimenő számla hivatalos képét az adatbázisból? | Képhiánynál kézi keresés indul, esetenként órákra | Számlakép-előállítás és tételes mintavételes ellenőrzés |
| Tud tartalomra keresni a szkennelt bizonylatai között? | A mappa nem csomag, csak fájlhalom | Szövegfelismerés és index a meglévő állományra |
| Van listája arról, minek kellene meglennie? | A hiány csak az ellenőrzésen derül ki | Elvárt és meglévő állomány gépi összevetése |
| Tudja, ki fért hozzá a csomaghoz, és ki adta át? | Adatvédelmi kockázat, visszakereshetőség nélkül | Naplózott átadás, hozzáférés-korlátozás |
| Újra le tudja futtatni ugyanezt holnap, egy másik időszakra? | Minden kérés új projekt lesz | Paraméterezhető legyűjtés a kézi kör helyett |
Ha a hat kérdésből háromra „nem” a válasz, az még nem baj — a legtöbb kkv így áll. A baj az, ha ez az ellenőrzésről szóló levél után derül ki. Az első négy kérdés megválaszolása jellemzően nem új rendszert kíván, hanem egy olvasó réteget a meglévő fölé; erről szól a riport-réteg a meglévő rendszer fölött is, csak ott a kimenet kimutatás, itt dokumentum-csomag.
Gyakori kérdések
Mennyi idő alatt áll össze egy ellenőrzésre kért dokumentum-csomag?
Egy hatósági adatkérésre készült csomagnál ez két munkanap volt, és ebben benne van a lehatárolás, a legyűjtés, a hiányzó számlaképek előállítása, az indexelés, az ellenőrzés és az átadás. Az idő nagy része az eltérések emberi átnézésére megy el, nem a gépi lépésekre. Kézi gyűjtéssel ugyanez jellemzően hetekbe telik, és a hiánylista akkor sem készül el.
Mit jelent az, hogy „kereshető” dokumentum?
Azt, hogy a fájl tartalmára lehet keresni, nem csak a fájlnévre. A szkennelt lapokból szövegfelismeréssel nyerjük ki a szöveget, és index épül belőle. A kereshetőséget előre megírt próbakeresésekkel ellenőrizzük: ha egy ismert tételt nem talál meg a csomag, akkor nem kész.
Újra elő lehet állítani egy számlaképet az adatbázisból?
Technikailag igen, és egy 54 számlás tételes összevetésnél ez 0 eltérést adott a hivatalos formához képest. Hogy egy adott eljárásban melyik dokumentum fogadható el bizonylatként és milyen formában, az adójogi kérdés: erről a könyvelőjével vagy adószakértővel egyeztessen. Ez nem adótanácsadás.
Honnan tudjuk meg, melyik bizonylat hiányzik?
Két állományt teszünk egymás mellé: azt, aminek a rendszer szerint lennie kellene, és azt, ami ténylegesen megvan. A különbség a hiánylista, ami táblázatos adatfájlban megy a külső könyvelőnek, hogy dolgozni lehessen vele.
Hozzá kell nyúlni a vállalatirányítási rendszerhez?
Nem. Csak olvasásra kapcsolódunk hozzá, és másolatból dolgozunk. Ha a csomag készítése közben hibát vagy hiányt találunk, az a hiánylistára kerül, és a cég javítja a saját rendszerében, a saját eljárása szerint.
Mennyire automatizálható ez teljesen?
Nem teljesen, és ezt jobb előre tudni. Egy 501 számlás egyeztetésnél az automatikus egyezés 79 százalék volt, a többit embernek kellett megnéznie — eltérő partnernév, sorszám-formátum, dátum. A gép haszna az, hogy rövid, rangsorolt eltérés-listát ad a teljes állomány átnézése helyett.
A következő lépés: mérje meg, mennyi idő ma
Ha csak egy dolgot visz el ebből a cikkből, ez legyen: válasszon ki egy lezárt hónapot, és állítson össze belőle egy próbacsomagot úgy, mintha kérnék. Mérje meg, hány óra. Az a szám mutatja a kockázatát, mert ellenőrzésnél ugyanennyi idő fog kelleni, csak akkor már mellette lesz a határidő is.
Ha a próbakör több mint egy napba telik, vagy a hiánylista sehogy nem áll össze, akkor van mit gépesíteni — és jellemzően elég néhány olvasó lekérdezés meg egy indexelő a meglévő adat fölé, új rendszer nélkül. A nagyságrendről a megtakarítás-kalkulátor két perc alatt ad egy első számot, a fix áras folyamat-auditról pedig az AI-audit árak oldalon írtunk részletesen.
Nálunk egy ilyen munka azzal kezdődik, hogy megnézzük, mi hol van, és mit lehet belőle olvasásra kinyerni. Ha kiderül, hogy a cég meglévő eszközeivel, külső segítség nélkül is megoldható, azt mondjuk meg. Ami viszont biztosan nem a mi dolgunk: eldönteni, mit kell benyújtani. Az a könyvelőé és az adószakértőé.