Munkaidő-nyilvántartás 2026: mit ír elő a törvény, és letölthető Excel-sablon

A munkaidő-nyilvántartás nem választható extra: a Munka Törvénykönyve előírja, és a foglalkoztatás-felügyeleti ellenőrzés tárgykörei közé tartozik. Ebben a cikkben végigmegyünk azon, mit kell pontosan rögzíteni, mit jelent a törvény naprakészség-követelménye, és meddig érdemes megőrizni. Adunk hozzá egy ingyenes, 12 havi lapból álló 2026-os Excel-sablont, és megmutatjuk, honnantól nem elég a táblázat.

Mit kell nyilvántartani a munkaidőről?

Három tételt: a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét, valamint a szabadság tartamát. Ezt a Munka Törvénykönyve 134. §-a írja elő, és a kötelezettség a munkáltatót terheli — nem a munkavállalót, és nem a bérszámfejtőt.

A törvény ennél konkrétabb is. A 134. § (2) bekezdése szerint a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának. Vagyis a napi óraszám önmagában kevés: a „mikor kezdte, mikor fejezte be” adatnak is ki kell derülnie belőle.

Van egy könnyítés is. A 134. § (3) bekezdése szerint a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása vezethető úgy is, hogy az írásban közölt munkaidő-beosztást a hónap végén igazolják, és a változásokat naprakészen feltüntetik. Kötött, előre tervezett munkarendnél ez valódi egyszerűsítés. Ahol viszont az eltérés a szabály és nem a kivétel, ott a napi rögzítés kevesebb utólagos munkát jelent, mint a változások folyamatos vezetése.

Négy szabály, ami a nyilvántartás felépítését is meghatározza

• Munkaidő-beosztás közlése. A beosztást legalább hét nappal korábban, legalább egy hétre írásban kell közölni (Mt. 97. § (4)). A nyilvántartás ehhez képest mutatja meg az eltéréseket.
• Rendkívüli munkaidő. Ide tartozik a beosztástól eltérő és a munkaidőkereten felüli munkaidő, valamint az ügyelet tartama (Mt. 107. §). A munkavállaló kérésére írásban kell elrendelni (Mt. 108. § (1)).
• Éves korlát. Teljes napi munkaidő esetén naptári évenként 250 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el; kollektív szerződés ezt legfeljebb évi 300 órára emelheti (Mt. 109. § és 135. § (3)). Ezt csak akkor tudja követni, ha a túlóra külön oszlopban áll, nem beleolvasztva a napi óraszámba.
• Munkaközi szünet. Hat óra munkavégzés felett 20 perc, kilenc óra felett további 25 perc jár (Mt. 103. §). Ezért kell külön szünet-oszlop: a ledolgozott óra ennek levonásával jön ki.

Forrás: a 2012. évi I. törvény (Munka Törvénykönyve) egységes szerkezetű szövege. 2026. szeptemberi állapot.

Meddig kell megőrizni, és mit néz az ellenőrzés?

A Munka Törvénykönyve a munkaidő-nyilvántartásra nem mond ki külön megőrzési határidőt. A gyakorlati támpont az elévülés: a munkajogi igény három év alatt évül el (Mt. 286. § (1)), ezért a legtöbb cég legalább ennyi ideig megtartja az iratot. A bérszámfejtéshez kapcsolódó bizonylatokra ettől független, számviteli és adózási megőrzési szabályok vonatkoznak — a saját megőrzési rendjét a könyvelőjével érdemes rögzíteni.

Az ellenőrzés oldaláról: a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság tevékenységéről szóló 115/2021. (III. 10.) Korm. rendelet 5. § (2) bekezdése sorolja fel az ellenőrzési tárgyköröket, és ezek között külön szerepel a munka- és pihenőidőre vonatkozó szabályok megtartása. A munkaidő-nyilvántartás az a dokumentum, amivel a munkáltató ezt bizonyítani tudja. Ha nincs, vagy utólag, egy ülésben kitöltve készült, akkor nincs mire hivatkozni.

Ebből egy nagyon prózai következtetés adódik: a nyilvántartást úgy vezesse, hogy két év múlva, a jelenlegi vezetője nélkül is értelmezhető legyen. Olvashatóan, egységesen, dátumként tárolt dátumokkal, kitalálhatatlan rövidítések nélkül.

Mit tartalmaz a letölthető Excel-sablon?

Készítettünk egy 2026-os munkaidő-nyilvántartó Excelt, amit szabadon használhat, regisztráció nélkül: munkaido-nyilvantartas-2026.xlsx letöltése.

• 12 havi munkalap, januártól decemberig, előre kitöltött napokkal és a hét napjaival.
• 2026-os naptár színezéssel. A hétvégék szürkék, a munkaszüneti napok kiemelve. Az évközi áthelyezett munkanapokat a saját munkarendje szerint írja át: ezeket a foglalkoztatáspolitikáért felelős miniszter rendelete állapítja meg évente, legkésőbb a tárgyévet megelőző év október 31-ig (Mt. 102. § (5)).
• Napi sorok a törvény szerinti adatokkal: munkaidő kezdete, munkaidő vége, szünet percben, ledolgozott óra, rendkívüli munkaidő órában, távollét jogcíme, megjegyzés.
• Automatikus összesítés. A ledolgozott óra képlettel számol a kezdés, a befejezés és a szünet alapján; a hónap alján a ledolgozott és a rendkívüli órák külön összegben futnak össze.
• Aláírás-sorok a munkavállalónak és a munkáltatónak, plusz egy külön Útmutató lap a kitöltéshez.

A sablon segédeszköz, nem munkajogi tanácsadás: a cége munkarendjéhez és kollektív szerződéséhez igazítani kell. Ha a szabadságokat is táblázatban tartja nyilván, ahhoz külön struktúrát ajánlunk a szabadság-nyilvántartás Excelben cikkben — a kettő jól megfér egymás mellett, a munkaidő-lapon a távollétnél elég a jogcím.

Papír, Excel vagy automatizált nyilvántartás?

A három út nem minőségi sorrend, hanem méret- és kockázat-kérdés. Mindegyik megfelel a törvénynek, ha rendesen vezetik: a különbség abban van, mennyi emberi munkát és mekkora hibakockázatot kér cserébe.

A leggyakoribb hiba egyébként nem az Excel használata, hanem a párhuzamos vezetés: a kolléga aláírja a papírt, valaki más pedig átüti a táblázatba. Ez kétszeres munka és kétszeres hibalehetőség. Döntse el, melyik az elsődleges nyilvántartás — a másik legfeljebb belőle nyomtatva keletkezzen.

Mikor nő ki a cég az Excelből?

Nem akkor, amikor sokan lesznek, hanem amikor már nem a táblázat kitöltése viszi az időt, hanem az, amit a táblázatból csinálni kell. Három tünet:

• Jelenléti ív generálás. Havonta valaki kézzel gyárt aláírható, munkavállalónkénti íveket a nyers adatból, nyomtat, kioszt, összegyűjt, szkennel.
• Beléptető-adat kettős rögzítése. A kapun kártyás beléptető vagy ujjlenyomatos óra van, az adat mégis kézzel vándorol át a bérszámfejtésbe, mert a két rendszer nem beszél egymással.
• Műszakpótlék-számítás. Éjszakai, délutáni, hétvégi, munkaszüneti napi pótlék: a szabályok fixek, a számolás mégis fejben és képletben történik, kollégánként, havonta.

Ez a három tétel már nem nyilvántartási, hanem automatizálási feladat. A megoldás nálunk általában nem rendszercsere: a meglévő forrásokra — beléptető-export, munkaidő-tábla, bérszámfejtő törzsadat — épül egy réteg, ami beolvassa és egységesíti az adatot, a leírt szabályok szerint kiszámolja a pótlékokat, és bérszámfejtésre kész kimutatást ad. Ma 30+ élő automatizálást üzemeltetünk ezen az elven: a meglévő rendszerekre építünk, alapból csak olvasunk, írni csak kifejezett kérésre és ellenőrzötten írunk.

Hogy hol tart most a cége, arról az Excel-automatizálás öt szintje ad térképet; a kimutatás-oldalról pedig a riport-automatizálás lépésről lépésre. Az árazás és a folyamat a riport-automatizálás szolgáltatás-oldalon van: a build 300 000 Ft-tól indul, az első működő automatizálás két héten belül él, óradíj nincs.

Mikor nem éri meg automatizálni?

Több esetben sem. Ha az alábbiak közül bármelyik igaz Önre, maradjon a sablonnál, és tegye el a pénzt.

• Kevés kolléga, állandó munkarend. Ha mindenki nyolctól négyig dolgozik, a havi összesítés percek kérdése. Ide egy Excel-sablon elég, és évekig elég is marad.
• Nincs leírt szabály. Ha a pótlékok vagy a műszakrend félévente változnak, és senki nem tudja pontosan kimondani a szabályt, előbb a szabályt kell rögzíteni. Automatizálni csak azt lehet, ami eldönthető.
• Nincs gépi forrás. Ha a munkaidő továbbra is papíron keletkezik, az automatizálás legfeljebb a papír utáni lépéseket gyorsítja. Először az adatfelvételt kell digitálissá tenni — ehhez elég egy megosztott táblázat, nem kell hozzá rendszer.
• A kézi munka évi néhány óra. Ha az éves adminisztráció kevesebbe kerül, mint egy fejlesztés, a számítás nem jön ki. Ezt ne érzésre döntse el: a megtakarítás-kalkulátorban a saját béradataival néhány perc alatt kijön a szám.

A saját kezű út is tisztességes út. A sablon képletei bővíthetők: kimutatás-táblával havi összesítést, egyszerű makróval jelenléti ív nyomtatást is meg lehet oldani, ha van a cégben, aki elbírja. A határ ott van, ahol a tábla már több rendszerből szedne adatot, vagy ahol az egész működés egyetlen ember fejében él. Ott nem az idő vész el, hanem a karbantarthatóság — és az sokkal drágább.

Gyakori kérdések

Kötelező-e a munkaidő-nyilvántartás vezetése?

Igen. A Munka Törvénykönyve 134. §-a szerint a munkáltató nyilvántartja a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét, valamint a szabadság tartamát. A kötelezettség a munkáltatót terheli, létszámtól függetlenül, és akkor is fennáll, ha egyetlen alkalmazottja van. A nyilvántartásból naprakészen ki kell derülnie a munkaidő kezdő és befejező időpontjának is.

Mit kell tartalmaznia a jelenléti ívnek?

A törvény nem ír elő kötelező űrlapot, csak azt, hogy milyen adatoknak kell kiderülniük belőle: a rendes és a rendkívüli munkaidő kezdő és befejező időpontja, a készenlét, valamint a szabadság tartama. A gyakorlatban ehhez a munkavállaló neve, a dátum, a kezdés, a befejezés, a munkaközi szünet, a ledolgozott óra, a távollét jogcíme és az aláírások tartoznak.

Meddig kell megőrizni a munkaidő-nyilvántartást?

A Munka Törvénykönyve erre nem mond ki külön határidőt. Támpont az elévülés: a munkajogi igény három év alatt évül el (Mt. 286. §), ezért a legtöbb cég legalább ennyi ideig megtartja a nyilvántartást. A bérszámfejtéshez kapcsolódó bizonylatokra a számviteli és adózási megőrzési szabályok vonatkoznak, a saját megőrzési rendjét a könyvelőjével egyeztesse.

Elég-e a munkaidő-nyilvántartás Excelben?

A legtöbb kis cégnél igen. A törvény nem írja elő a nyilvántartás formáját, csak a tartalmát és a naprakészségét, egy jól felépített Excel pedig ennek megfelel. A határ ott van, ahol több telephely, több műszak, beléptető-rendszer vagy pótlékszámítás jön be: onnantól már nem a táblázat kitöltése, hanem a belőle készülő kimutatások viszik el az időt.

Vezethető-e a nyilvántartás a munkaidő-beosztás havi igazolásával?

Igen, a rendes és a rendkívüli munkaidőre. A Munka Törvénykönyve 134. § (3) bekezdése megengedi, hogy az írásban közölt munkaidő-beosztást a hónap végén igazolják, és a változásokat naprakészen feltüntessék. Kötött, előre tervezett munkarendnél ez valódi könnyítés. Ahol viszont sok az eltérés a beosztástól, ott a napi rögzítés általában kevesebb utólagos munkát jelent.

Mennyibe kerül a munkaidő-nyilvántartás automatizálása?

Nálunk a build 300 000 Ft-tól indul, fix áron, óradíj nélkül, és az első működő automatizálás két héten belül él. Ha előbb tisztán akarja látni, hol van a megtérülés, a folyamat-audit 120 000 Ft fix, egy hét, és ha nem találunk legalább öt megtérülő lehetőséget, visszajár. Az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól indul.

A következő lépés

Töltse le a 2026-os Excel-sablont, és vezesse vele egy hónapig. Ez önmagában megmutatja, hol megy el a legtöbb idő: a kitöltésnél, az összesítésnél vagy a pótlékszámításnál. Ha az utóbbi kettőnél, a megtakarítás-kalkulátorban számolja ki a saját adataival, mennyit ér a kiváltása. Ha inkább átbeszélné, kérjen egy konzultációt — a folyamat-audit 120 000 Ft fix, egy hét, és ha nem találunk legalább öt megtérülő lehetőséget, visszajár.