Árajánlat-készítés automatizálása: fotóból, hangjegyzetből vagy ERP-adatból

Nem minden cégnek kell generátor. Van, ahol egy zárolt Word-sablon a helyes válasz, és van, ahol az ajánlatkészítés hetente elvisz egy fél napot a legjobb értékesítőtől. A különbséget három dolog dönti el: hány ajánlat megy ki havonta, hány tételből áll egy ajánlat, és hányszor kellett már utólag árat javítani benne.

Miért készül az árajánlat este tízkor, Wordben?

Mert nappal nincs rá idő, és mert az ajánlat majdnem mindig egy másik ajánlatból készül. A folyamat cégtől függetlenül ugyanaz.

Kedd, este tíz. Valaki megnyitja a legutóbbi hasonló ajánlatot, átírja a fejlécben a nevet, kitörli a nem odavaló sorokat, kikeresi az árakat egy másik táblázatból, összeadja, ellenőrzi az áfát, PDF-be menti, elküldi. Fél tizenegyre kész — ha jó fájlból indult ki.

Ebből a folyamatból három hiba következik, és egyik sem figyelmetlenség kérdése:

• Rossz ár. Az árlista áprilisban változott, az ajánlat egy februári fájlból indult. A tévedés az ügyfélnél derül ki, amikor már ígéret.
• Inkonzisztens kinézet. Három kolléga, három sablon: más logóméret, más betűtípus, más fizetési feltétel a lábjegyzetben. Az ügyfél nem a formázást nézi, hanem azt, hogy rendezett-e a cég.
• Nyomonkövethetetlenség. Fél év múlva nem lehet megmondani, melyik verzió ment ki, és mit ígértek mellé szóban.

Egy több tucat tételes ajánlatot este tízkor kézzel összerakni olyan feladat, amiben a hiba nem kivétel, hanem statisztika. És mire a javított verzió kimegy, a versenytárs ajánlata már az ügyfél postaládájában van.

Milyen szintjei vannak az árajánlat-automatizálásnak?

Három szint van, és mindegyik más problémára válasz. A sorrend nem átugorható: a felső szint az alsóra épül.

1. szint — sablonos Word vagy Excel. Egy közös, zárolt sablon, egy helyen vezetett árlistával. Ingyen van, egy délután alatt kész, és a kinézeti káosz nagy részét megszünteti. A kitöltés viszont marad kézi munka, tételenként.

2. szint — adatvezérelt generátor. A sablon és az adat két külön dolog. Az értékesítő tételsorokat tölt ki — vagy a rendszer olvassa ki őket a vállalatirányítási rendszerből —, a generátor pedig ebből állítja elő a kész, arculatos PDF-et. Itt tűnik el a formázás, az összeadás és az elgépelt egységár.

3. szint — AI-előkészítés. A bemenet már nem táblázat, hanem fotó, diktált hangjegyzet vagy egy szabad szöveges ajánlatkérő e-mail. Az AI ebből tétellista-vázlatot készít, amit ember néz át és hagy jóvá. Az AI itt előkészít, nem dönt.

A 3. szint a 2. nélkül értelmetlen: ha nincs mibe betölteni a felismert tételeket, az AI kimenete csak egy újabb szövegfájl. Ugyanezt a döntést a táblázatok oldaláról öt szinten vezettük végig az Excel-automatizálásról szóló cikkünkben — a logika azonos: az a jó szint, amelyik a feladatot még megbízhatóan elviszi, és egy fillérrel sem drágább.

Hogyan néz ki élesben egy adatvezérelt ajánlat-generátor?

Úgy, hogy a sablon és az adat két külön fájl, és soha nem keverednek. Ez az egyetlen szerkezeti döntés, ami az ajánlat-hibák nagy részét megszünteti.

Nálunk éles üzemben fut egy ilyen rendszer: arculatos, A4-es ajánlat- és ártábla-generátor egy több márkás autókereskedés-csoportnál. A bemenete egy adatfájl — tételek, mennyiségek, kedvezmények —, a kimenete percek alatt nyomdakész PDF. Ami korábban egy délután formázás volt, az ma egy futtatás.

Négy elv tartja együtt:

1. Sablon és adat szigorúan szétválasztva. Az arculathoz a sablonban nyúlnak hozzá, a tartalomhoz az adatban. Egyik oldal sem tudja véletlenül elrontani a másikat, és egy arculat-frissítés nem jelenti minden ajánlat újragépelését.
2. Az árakat a rendszer a hivatalos árlistával veti össze. Ha egy tétel ára eltér a listától, az nem csendben megy át: a generátor jelez. A gép pontosan azt ellenőrzi, amit az ember este tízkor a legkönnyebben elnéz.
3. Ismételhetőség. Ugyanaz az adat ugyanazt a PDF-et adja, azonosítóval és dátummal. Fél év múlva is rekonstruálható, mi ment ki.
4. Alapból csak olvasunk. A meglévő rendszerekre építünk; írni csak kifejezett kérésre és ellenőrzötten írunk bármelyikbe.

Ha az adat egy vállalatirányítási rendszerben van, a generátor onnan veszi. Egy 20+ éves, zárt rendszernél ehhez 2 034 táblát térképeztünk fel, és csak-olvasó réteget építettünk fölé — ugyanaz a réteg szolgálja ki a riportokat és az ajánlat-oldalt is. A riport-automatizálás szolgáltatásunk ugyanezen az alapon áll.

Amit a generátor nem old meg: nem dönt árról, nem ad kedvezményt, és nem tudja, hogy ezt az ügyfelet most meg kell nyerni. Az üzleti döntés emberé marad — a generátor csak azt garantálja, hogy a döntés hibátlanul kerül papírra.

Fotóból és hangjegyzetből tétellista: mit csinál az AI, és mit nem?

Az AI a bemenetet alakítja adattá — az árat és a döntést nem ő hozza. Ez a különbség dönti el, hogy a rendszer segítség lesz-e vagy kockázat.

Három bemenet, ahol ez ma valóban működik:

• Fotó a helyszínről. A felmérésen készült képekből tételvázlat: mit lát, milyen mennyiségben. Kiindulópont, nem eredmény.
• Hangjegyzet. A kocsiban hazafelé diktált két perc — „négy ilyen, két olyan, plusz kiszállás” — strukturált tételsorokká alakítva, amíg még friss.
• Szabad szöveges ajánlatkérés. A beérkező e-mailből kiszedett tételek, mennyiségek, határidő, hogy ne kelljen kézzel átgépelni a levelet a táblázatba.

A vázlat nem ajánlat. Ember nézi át, javít, kiegészít, jóváhagy — és csak ezután fut a generátor. Ugyanezt a mintát használjuk a bejövő számláknál is: AI-kinyerés, kötelező gépi ellenőrzés, emberi jóváhagyás; 470+ számla ment át rajta élesben, ugyanezzel a sorrenddel.

Két dolgot mindig gépre bízunk, mert az ember ezt rontja el a leggyakrabban: az összegzést és az árlista-egyeztetést. És két dolgot soha nem bízunk gépre: a kedvezmény mértékét és az elküldés gombját.

Mit tartalmazzon egy árajánlat? Minta-szerkezet nyolc blokkban

Egy használható árajánlat nyolc blokkból áll. Ha ez a nyolc fixen benne van a sablonban, az ajánlatkészítés már csak arról szól, honnan jön a tételsorok tartalma.

1. Azonosító és dátum. Ajánlatszám és a kiállítás napja. Ezt soha ne kézzel írják — ez az első, amit a gép hibátlanul tud.
2. Felek. Ki adja és kinek, kapcsolattartóval, elérhetőséggel.
3. Mire vonatkozik. Egy-két mondat a feladatról, az ügyfél saját szavaival. Ez különbözteti meg az ajánlatot az árlistától.
4. Tételes lista. Megnevezés, mennyiség, egységár, nettó sorérték. Külön sor mindennek, amiről később vita lehet.
5. Összesítés. Nettó, áfa, bruttó. A kedvezmény külön soron szerepeljen, ne olvadjon bele az egységárba — különben a következő ajánlatnál már az lesz a kiindulási ár.
6. Amit nem tartalmaz. A leggyakrabban kihagyott blokk, és a legtöbb utólagos vitát épp ez előzi meg.
7. Feltételek. Fizetési ütem, teljesítési határidő, garancia, szállítás.
8. Érvényesség és következő lépés. Meddig áll az ár, és pontosan mit tegyen az ügyfél, ha elfogadja.

Az 1., 2., 5., 7. és 8. blokk teljes egészében gépesíthető: ezek adatból következnek, és semmilyen döntést nem igényelnek. A 4. blokk az, ahol az adat és az ember találkozik — ide érkezik az AI vázlata, és itt történik a jóváhagyás. A 3. és a 6. blokk marad tisztán emberi: ezekben van a szakmai tudás, és ezek adják el a munkát.

Érdemes a lánc végét is végiggondolni. Az elfogadott ajánlatból számla lesz, a számlából pedig előbb-utóbb kintlévőség-figyelés. Ha az ajánlat már strukturált adat, a lánc többi eleme is az lesz — nem kell újra gépelni ugyanazokat a tételeket.

Mikor nem éri meg automatizálni, és mikor csinálja saját kezűleg?

Nem mindig éri meg. Ha kevés ajánlat megy ki, és mindegyik egyedi gondolkodás eredménye, akkor nincs mit ismételni — ilyenkor a jó sablon és a rendezett árlista a helyes válasz, nem a fejlesztés.

Négy helyzet, amikor mi is lebeszéljük róla:

• Nincs karbantartott árlista. Ha az árak három ember fejében és négy fájlban élnek, a generátor csak gyorsabban fog hibás ajánlatot gyártani. Előbb az árlistát kell rendbe tenni — az önmagában is megtérül.
• Minden ajánlat egyedi szakmai anyag. Ahol maga az ajánlat a termék — tervezés, koncepció, egyedi kivitelezés —, ott a tételes generálás keveset ad.
• Rendszerváltás előtt állnak. Ha fél éven belül új vállalatirányítási vagy ügyfélkezelő rendszer jön, várják meg, különben kétszer fizetnek ugyanazért az integrációért.
• Nincs gazdája. Egy generátorhoz kell valaki, aki az árlistát frissíti, és akihez a hibajelzés befut. Enélkül fél év alatt visszaáll a régi rend.

A saját kezű út. Egy zárolt Word- vagy Excel-sablon külön árlista-munkalappal ingyen megoldja a kinézetet és az összegzést, a körlevél-funkcióval pedig a tömeges ajánlat is kezelhető. Aki technikailag magabiztos, workflow-platformon is összerak egy egyszerű generátort — az n8n-ről szóló cikkünkben leírtuk, mire elég és hol kevés. A saját kezű út ára nem forint, hanem figyelem: kell valaki, aki karbantartja, és aki észreveszi, ha egy futás elszáll.

Ha megépíttetné. A belépő a folyamat-audit: 120 000 Ft fix ár, egy hét, garanciával — legalább öt megtérülő automatizálási lehetőséget találunk, vagy visszajár. 60 napon belüli megrendelésnél beszámít a projekt árába; a részletek az audit-árakról szóló cikkünkben. A build-projektek 300 000 Ft-tól indulnak; ha a bemenet szkennelt papír vagy fotó, a dokumentum-feldolgozás 500 000 Ft-tól, ha az adat vállalatirányítási rendszerből jön, az ERP-riport sáv 600 000 Ft-tól. Üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól, felügyelettel és havi 2 óra fejlesztési kerettel. Óradíj nincs, és az első működő automatizálás 2 héten belül él.

Gyakori kérdések

Mennyibe kerül egy árajánlat készítő program?

Nálunk fix áron, óradíj nélkül. A belépő a 120 000 Ft-os folyamat-audit, ami 60 napon belüli megrendelésnél beszámít a projekt árába. A build-projektek 300 000 Ft-tól indulnak; fotó- vagy papíralapú bemenetnél a dokumentum-feldolgozás 500 000 Ft-tól, vállalatirányítási rendszerből olvasó megoldásnál 600 000 Ft-tól. Az üzemeltetés 30 000 Ft/hó-tól indul.

Mennyi idő alatt készül el egy ajánlat-generátor?

A folyamat-audit egy hét, onnantól az első működő automatizálás két héten belül él. A legtöbb idő nem a fejlesztés, hanem az árlista és a sablon rendbe tétele. Ha ezek készen vannak, a generátor gyorsan összeáll; ha nincsenek, azzal kezdünk, mert enélkül a rendszer csak gyorsabban hibázna.

Le kell cserélnünk hozzá a jelenlegi rendszerünket?

Nem. A meglévő rendszerekre építünk, és alapból csak olvasunk belőlük; írni csak kifejezett kérésre, ellenőrzötten írunk. Egy 20+ éves, zárt vállalatirányítási rendszernél 2 034 táblát térképeztünk fel, hogy csak-olvasó réteget építhessünk fölé. Az ajánlat-generátor is a meglévő adat mellé kerül, nem helyette.

Az AI dönti el, mi kerül az árajánlatba?

Nem. Az AI a fotóból, hangjegyzetből vagy e-mailből tétellista-vázlatot készít, amit ember néz át és hagy jóvá. Az árat a rendszer a hivatalos árlistával veti össze, és eltérésnél jelez. A kedvezmény mértéke és az elküldés döntése emberé marad; ez a rendszer beépített korlátja, nem beállítás kérdése.

Mit tartalmazzon egy árajánlat minta?

Nyolc blokkot: azonosítót és dátumot, a feleket, a feladat rövid leírását, a tételes listát, az összesítést nettó-áfa-bruttó bontásban, az „amit nem tartalmaz” blokkot, a feltételeket, végül az érvényességet és a következő lépést. A cikk ötödik szakasza ezt tételesen végigveszi, és megmutatja, melyik blokk gépesíthető.

Működik akkor is, ha gyakran változik az árlistánk?

Igen, sőt ilyenkor a legnagyobb a haszna. A generátor egyetlen, hivatalos árlistából dolgozik: ha az frissül, a következő ajánlat már az új árakkal készül el. Kézi ajánlatkészítésnél fordítva működik: minél gyakrabban változik az ár, annál nagyobb az esély, hogy valaki egy régi fájlból indul ki.

A következő lépés

Számolja ki a megtakarítás-kalkulátorral, mennyibe kerül évente az ajánlatkészítésre fordított kézi munka. Ha az összeg hat számjegyű, egy 30 perces hívásban átnézzük, honnan jönne az adat, és melyik szint elég Önöknek. Hozza magával a legutóbbi három ajánlatát — abból egy beszélgetés alatt kiderül, mennyi bennük az ismétlődés.